Hai mai chiesto a ChatGPT di scriverti un’email per la tua attività? Fammi indovinare: ti è uscito qualcosa che poteva andare bene per chiunque, tranne che per te.
Il problema non sei tu. E onestamente non è nemmeno l’AI. C’è un accorgimento, uno solo, che cambia le carte in tavola: tutto dipende da come gliel’hai chiesto.
Non sto parlando di dire “buongiorno” a ChatGPT prima di chiedergli le cose. Sto parlando di un metodo che trasforma l’AI nel tuo dipendente preferito.
Ne parliamo anche nel video qui sotto, dove costruiamo una SOP dal vivo. L’articolo che segue riprende il metodo passo per passo, con il prompt pronto da copiare.
Perché l’AI scrive testi che vanno bene per chiunque?
Pensa all’ultima volta che hai chiesto a un’AI di scriverti qualcosa: un post, una descrizione, una mail. Probabilmente hai scritto una riga tipo “scrivimi un’email da mandare a un potenziale cliente per fargli capire che ha un problema e che possiamo risolverlo”. E il risultato sembrava scritto per qualsiasi attività, in qualsiasi città, con qualsiasi tono.
Non è colpa dell’AI. Con quella riga non le hai dato niente su cui basarsi: non sa come parli, non sa cosa vendi davvero, non sa cosa puoi promettere e cosa no. Quindi inventa. E quando inventa senza istruzioni, il risultato somiglia a tutti gli altri contenuti generati con lo stesso prompt vago, perché in sostanza è esattamente quello che è.
C’è però una via d’uscita, un po’ come l’arcobaleno dopo la pioggia. È il metodo che usiamo tutti i giorni per le nostre email, e non solo per quelle.
Cos’è una SOP applicata all’intelligenza artificiale?
SOP sta per Standard Operating Procedure, in italiano procedura operativa standard. Sembra un parolone preso dal gergo aziendale, tanta fuffa e poca concretezza, e invece è esattamente quello che ti serve: un documento che spiega come si fa una cosa, sempre allo stesso modo, indipendentemente da chi la fa.
In fondo l’intelligenza artificiale è come un dipendente. Veloce, non si ammala, non chiede ferie, lavora anche alle tre di notte senza lamentarsi. Un sogno, per te. Ha un solo difetto: il primo giorno non sa niente di te, e nessuno l’ha formata. La SOP è quella formazione, data una volta prima di metterla al lavoro.
Ha tre componenti, e vanno date insieme.
Istruzioni. Le regole fisse che ogni testo deve rispettare scrupolosamente: il tono di voce, cosa puoi dire, cosa non devi dire mai.
Materiale di riferimento. I fatti veri sulla tua attività. Non quello che l’AI si immagina che tu faccia: quello che fai davvero.
Controllo qualità. L’AI rilegge quello che ha scritto e verifica se rispetta le prime due, con un doppio o triplo passaggio su se stessa prima di darti il risultato finale.
Da lì in poi non scrivi più un prompt nuovo ogni volta: dai all’AI lo stesso contesto fisso più due righe su cosa ti serve oggi, e il risultato resta coerente, contenuto dopo contenuto.
Un esempio vero: la SOP per le email di prospecting
Nel video costruiamo dal vivo la SOP che usiamo qui in Varvella Marketing per scrivere le email ai potenziali clienti. L’abbiamo scelta perché è un caso che chiunque abbia un’attività locale può riadattare subito.
Guarda la differenza. Con un profilo Claude “vergine”, che non sa nulla di noi, chiediamo con un prompt vago di scrivere una mail per un potenziale cliente, un idraulico a Torino. Esce una mail educata, ma generica: parla molto della nostra attività e poco del problema del cliente, fa troppe domande, ha il tono di una presentazione aziendale invece che di una consulenza.
Con la SOP, la stessa richiesta genera una mail che va dritta al punto: un complimento specifico, il problema reale (non comparire tra le prime posizioni su Google) e da lì l’offerta di aiuto. Niente presentazione dell’azienda, niente domande generiche. Stessa richiesta, risultato completamente diverso, perché la seconda volta l’AI sapeva già chi siamo, cosa vogliamo ottenere e come vogliamo che suonino le nostre mail.
Lo schema della SOP che usiamo lo trovi qui: https://z0slrq9.s.gy/promptsop
Il prompt con cui la facciamo scrivere all’AI ha tre parti: l’obiettivo, cioè cosa deve fare esattamente; le istruzioni, le regole vincolanti su tono e contenuto; il materiale di riferimento, cioè esempi reali di testi che abbiamo già scritto. Per il controllo qualità non serve aggiungere altro: basta chiedere all’AI di rileggere il proprio lavoro e verificare che rispetti tutto il resto prima di consegnartelo.
Ecco il prompt, pronto da incollare:
Voglio che tu mi aiuti a creare una SOP (Standard Operating Procedure) che
userò per farti scrivere in futuro [DESCRIVI IL TIPO DI TESTO: es. "email
di prospecting per nuovi clienti", "post per Instagram", "risposte alle
recensioni Google"].
Il mio obiettivo con questi testi è: [DESCRIVI COSA VUOI OTTENERE, es.
"far capire al potenziale cliente il problema che ha, senza sembrare
un'azienda che si presenta"].
Prima di scrivere la SOP, fammi tutte le domande che ti servono per
capire: come parlo, cosa posso promettere e cosa no, chi è il mio
cliente tipo, e qualsiasi altra cosa tu ritenga necessaria. Fammi una
domanda alla volta, non tutte insieme.
Una volta che hai le risposte, costruisci la SOP con questa struttura:
1. ISTRUZIONI — le regole fisse che ogni testo deve rispettare: tono di
voce, cosa devo sempre dire, cosa non devo mai dire o promettere.
2. MATERIALE DI RIFERIMENTO — inserisci 1-2 esempi di testo che ti
fornirò io, o che generi tu come bozza iniziale se non ne ho ancora.
3. CONTROLLO QUALITÀ — un'istruzione che ti ricordi, ogni volta che
scrivi un testo con questa SOP, di rileggerlo e verificare che
rispetti i punti 1 e 2 prima di darmelo.
Scrivi la SOP in un formato che io possa riutilizzare come contesto
fisso nelle conversazioni future, così non dovrò rispiegarti tutto
ogni volta.Una chicca pratica: se non sai da dove iniziare, chiedi direttamente all’AI di farti lei le domande su quello che le serve sapere. Rispondendo, le dai il materiale che le manca senza doverlo indovinare in anticipo.
Un limite, per onestà: se un testo lo devi scrivere una volta sola, la SOP è tempo sprecato. Serve per quello che produci di continuo.
P.S. Se tutto questo richiede più tempo di quanto tu ne abbia, possiamo occuparcene noi: fai analizzare la tua posizione su Google e scopri cosa sistemeremmo per la tua attività. Richiedi l’analisi gratuita.
Qual è l’errore più comune quando si costruisce una SOP?
So già cosa stai pensando: adesso comando l’intelligenza artificiale come voglio io, le do una lista di regole e voilà, fa tutto lei.
Ed è qui che casca l’asino. L’errore da principianti è fare l’esatto opposto di prima: invece di dare troppo poco all’AI, le dai troppo, tutto insieme, senza ordine.
È come un dipendente nuovo a cui il primo giorno lasci sulla scrivania un faldone da 250 pagine da leggere dopo pranzo. Probabilmente guarderà un altro video su TikTok, e poi inventerà tutto al momento in cui servirà davvero.
Tienila semplice all’inizio: quattro o cinque regole fisse, i fatti essenziali sulla tua attività, e basta. La aggiorni e la espandi nel tempo, non la scrivi perfetta al primo tentativo. Le cose cambiano, provi strade nuove, impari cose nuove, e la SOP si adatta insieme a te: ogni volta che correggi l’AI o le spieghi meglio cosa ti serve, quella correzione la riporti dentro la SOP, così la volta dopo non devi rispiegarla da capo.
Da dove iniziare a costruire la tua prima SOP
Fissa due cose oggi. Tre o quattro regole che i tuoi testi non devono mai violare, e cinque fatti veri sulla tua attività che chiunque scriva per te dovrebbe conoscere. È già una prima SOP: imperfetta, ma reale. E reale funziona meglio di perfetta-mai-iniziata.
Poi allena l’AI con qualche esempio, correggila quando sbaglia, e in men che non si dica avrai il tuo dipendente formato.
Se invece il marketing ti sembra una giungla e non sai neanche da dove entrarci, è normale: il tuo lavoro è seguire la tua attività, non fare il marketer. Richiedi oggi l’analisi gratuita della tua posizione su Google: guardiamo insieme cosa conviene sistemare per primo.